基金会的规划、年度工作计划、统计资料、财务审计、会计档 案、劳动工资、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、 项目方案、及所有涉及基金会的请示、报告、批复、纪要、通知、 信件等各类文件资料。
第三条 档案管理工作由基金会秘书处综合部负责,综合部设档 案管理员具体负责。
第四条 档案管理员的职责:保证基金会及各部门的原始资料及 单据齐全完整、安全保密和使用方便。
第五条 资料的收集与整理
( 一)基金会的归档资料实行 “年度归档”制度,即:每年的 一月为上年度档案资料归档期;
(二)在档案资料归档期,由档案管理员分别向各业务部门收 缴应该归档的原始资料,各部门应积极配合与支持;
(三)凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档;
(四)各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否 归档;
(五)档案管理员根据《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
( 一)档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关 规定执行;
(二)档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此 规定范围内。
第七条 档案的借阅
( 一 )基金会工作人员因工作需要,借阅非密级档案可直接通 过档案管理员办理借阅手续;
(二)基金会档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密 级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密 级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过 4 小时。秘密级档案 的借阅必须由秘书长批准;
(三)档案借阅者必须做到:
1.爱护档案,保持整洁,严禁涂改;
2.注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 第八条 档案的销毁
( 一)基金会任何个人或部门非经允许不得销毁档案资料;
(二)当某些档案到了销毁期时, 由档案管理员填写《档案资 料销毁审批表》,经秘书长审核批准后执行;
(三)经批准销毁的基金会档案,档案管理员须认真核对, 将 批准的《档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并 归档。登记表永久保存;
(四)在销毁档案资料时,必须由秘书长或办公室主任指定专人监督销毁。
第十条 本制度由 2005 年 10 月 31 日第一届二次理事会审议通 过并实施。经 2022 年 12 月 28 届四次理事会重新修订并实施。